Forretningsmøte er en av formene for forretningskommunikasjon, hvis formål er kollektive diskusjoner, forståelse av problemstillinger og problemer i bedriften (organisasjon) og vedtaket av en passende beslutning.
Typer forretningsmøter er allokert til hovedmål eller oppgaver som må tas opp: planlegging, motivasjon, intern rutine av aktiviteter, overvåking av arbeidstakeres aktiviteter og andre.
Å holde og forberede et forretningsmøte har en viss teknologi, som du lett kan mestre denne form for forretningskommunikasjon.
Trinn 1. Bestemmelse av formålet med møtet og dagsordenen.
Forretningsmøte er ikke bare et møteansatte. Målet hans skal se ut som et målresultat, det vil si vedtakelsen av en konkret beslutning. Derfor må dette resultatet formuleres på forhånd. Jo mer konkret formuleringen av vedtaket, desto mer effektivt vil møtet bli holdt, og resultatet vil bli oppnådd. I prosessen med å bestemme målet må arrangøren svare på spørsmålet: Kan dette problemet løses av en bestemt ansatt i den nåværende arbeidsordenen? Er det mulig å erstatte møtet med en annen form for løsning?
Dagsordenen er utarbeidet på forhånd. Deltakerne i møtet bør være kjent med den kommende diskusjonen, med de nødvendige materialene, for å kunne vurdere løsningen. Videre må hvert element på dagsordenen ha sitt eget målresultat. I tillegg til punkter på dagsordenen blir deltakerne informert om tidspunktet til diskusjon av hvert problem.
Trinn 2. Bestemmelse av tid og antall deltakere.
Tradisjonelt, forretningsmøter (unntattnødsituasjon) holdes på en bestemt ukedag om ettermiddagen. Identifiser sirkelen av deltakere på en slik måte at de kan håndtere minimum antall ansatte. Det beste alternativet er 6-7 personer. Konstruktiv løsning av problemer og problemer avhenger av tilstedeværelsen av bare interesserte personer. Det er bedre å betro møtet til de ansatte som er mest kompetente i dette emnet.
Trinn 3. Organisering av lokalet.
Arrangørene bør forutsemuligens kompatibiliteten til møtedeltakerne. Dette vil tillate deg å ordne stolene og sitte folkene for å øke kommunikasjonens effektivitet. Informasjon oppfattes bedre og raskere, hvis du tydeligvis kan se personens, øynene, gestusene til høyttaleren.
Trinn 4. Gjennomføring av møtet: Varighet og tidsplan.
Forretningsmøtet har noen komponenter,som direkte påvirker effektiviteten av beslutningsprosessen. Varigheten bør ikke overstige 40-45 minutter. Psykologisk kan det kollektive sinnet ikke fungere produktivt over denne tiden. Hvis det er nødvendig å fortsette diskusjonen, anbefales det å ta en pause i minst 30 minutter, noe som øker tilstanden til helse, oppmerksomhet.
Forretningsmøtet skal ha reglerforestillinger. For å overvåke overholdelse av forskriftene er formannens ansvar. Imidlertid viser respekten for regelverket til alle deltakerne i møtet kompetansen til de ansatte.
Trinn 5. Protokoll av møtet.
Utforming av et offisielt dokumentfestingDe viktigste stadier av møtet, navn og høyttalere, forslag og beslutninger, en viktig del av forretningsmøtet. På grunnlag av protokollen har lederen rett til å kreve gjennomføring av vedtak som er tatt.
Trinn 6. Analyse av forberedelsen og gjennomføringen av møtet.
Et forretningsmøte anses som vellykket, hvis det er muligSvar på spørsmålene positivt: Hvor riktig er deltakerens sirkel i møtet? Dokumenterte plasseringen av deltakerne til kommunikasjonens effektivitet? Hvor interessert var deltakerne i diskusjonen? Hva fungerte som spontane beslutningsstrategier? Hvilke motsetninger mellom personlige og kollektive mål ble manifestert? Hva var årsaken til konfliktene (hvis de oppstod)? Var møtetid effektiv?
</ p>
